7 étapes pour structurer votre stratégie de communication interne

La création d’un système effectif de communication interne est un effort continu, et une collaboration permanente. Cela nécessite une hiérarchisation et l’adhésion de la direction, ainsi que des vérifications régulières avec les responsables de toute l’organisation/entreprise.

Alors, comment lancer une stratégie de communication interne ?

Voici nos informations en sept étapes pour lancer un programme de communication interne rentable :

1. Évaluez votre stratégie de communication interne actuelle
2. Fixez-vous des objectifs et des délais réalistes
3. Identifiez vos indicateurs clés afin de mesurer votre réussite
4. Segmentez et cartographiez votre audience
5. Élaborez un processus d’approbation
6. Identifiez vos outils de communication interne
7. Évaluez vos progrès et optimisez

1. Évaluez votre stratégie de communication interne

Vous avez probablement déjà mis en place des techniques d’échange verbal intérieur, il est donc toujours bon de commencer par la recherche. Il est temps de vérifier ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Certaines des questions que vous devez aborder immédiatement lors de la refonte de votre méthode d’échange verbal intérieur incluent :

Votre performance contemporaine : dans quelle mesure votre stratégie de pointe est-elle positive ? Quelles sont vos principales forces et faiblesses ? Qui est actuellement concerné par la mise en forme et l’exécution de votre mise en page et qui pouvez-vous ajouter pour l’améliorer ?
Où serez-vous enfin : quels sont vos souhaits pour votre programme de communication interne ? Quel est votre public ? l’organisation complète ou une unité d’entreprise commerciale choisie ? Les solutions à ces questions seront votre personne célèbre du nord lorsque vous planifierez votre stratégie.
Comment schématisez-vous pour y arriver ? Que faudra-t-il pour atteindre vos objectifs (en termes de ressources, d’argent ou d’outils) ? Quel type de contenu résonnera le plus auprès de votre personnel ?
Combien de temps cela devrait-il prendre : quelle est la différence entre le temps que cela doit prendre et un calendrier pratique pour votre équipe ?
Qui est impliqué : Votre groupe moderne est-il trop petit ? Y a-t-il trop de cuisiniers dans la cuisine ? L’évaluation de votre approche moderne doit indiquer où vous pouvez ajouter ou rationaliser votre équipe de communication interne.
Répondre ou au moins prévoir d’aller au fond de ces questionnements est nécessaire pour réévaluer votre stratégie. Vos solutions éclaireront votre imagination et votre prévoyance massives avant de plonger dans les détails tactiques.

2. Fixez-vous des objectifs et des délais réalistes

Votre nouvelle approche de communication interne ne changera pas comme par magie les expériences des travailleurs/collaborateurs du jour au lendemain. Ces questions prennent du temps, il est donc essentiel de maintenir vos désirs réalistes.

Une façon de définir des désirs plus intelligents consiste à rechercher des repères internes et à noter où vous pensez pouvoir avoir un impact instantané. Vous pouvez également envoyer un sondage pour obtenir une meilleure appréciation de ce que les employés préfèrent de votre programme.

Voici quelques questions préliminaires que vous pourriez éventuellement poser pour lancer cette boîte de dialogue :

Que préférez-vous que votre approche de communication interne fasse pour votre entreprise ?
Quels domaines fonctionnent bien, pourquoi ces domaines fonctionnent-ils bien et qu’est-ce que vous souhaitez améliorer ?
Combien de temps vous faudrait-il idéalement pour atteindre vos objectifs ?
Quels équipements ou structures de conversation sont accessibles compte tenu de la taille, des priorités et des attentes de votre organisation concernant ce que le personnel doit faire avec les informations partagées ?
Répondre à ces questions donnera une image plus claire de ce que vous préférez que votre approche de communication interne accomplisse vraiment. Ces envies vous serviront de canevas pour mettre en place votre stratégie, puis la développer et la préserver dans le temps.

Lorsque vous développez vos objectifs, efforcez-vous de vous assurer qu’ils respectent S.M.A.R.T. logique—en d’autres termes, vos objectifs sont-ils :

Spécifique : définissez ce que vous préférez accomplir dans des phrases claires et simples que tout votre groupe peut comprendre.
Mesurable : créez des jalons et des objectifs qui peuvent vous aider à voir votre évolution vers chaque élément de votre objectif.
Atteignable : il est normal d’avoir de grandes ambitions, mais vous devez vous assurer que vos désirs sont gérables et réalistes.
Relié/Pertinent/Applicable : dans ce cas, vous devrez créer des objectifs liés au développement de votre équipe et connectés de manière transparente à votre modèle commercial, le cas échéant.
Basé sur le temps : définissez un délai spécifique pour atteindre vos objectifs. Cela permettra de dégager les responsabilités et de créer une opportunité réelle de réfléchir à votre performance.

3. Identifiez vos indicateurs clés afin de mesurer votre réussite

Tout comme la plupart des autres aspects de votre organisation/entreprise, votre méthode de communication en interne peut et doit être mesurable. Pour ce faire, vous devez sélectionner les métriques de base qui vous montreront si votre méthode fonctionne.

Ces statistiques vous aideront à décider si vos collègues utilisent les ressources fournies. Fort de ce potentiel, vous pouvez disséquer votre approche et étudier quels domaines nécessitent un plus grand intérêt et ce qui peut être ignoré. Par exemple, vous pouvez également découvrir que votre équipe préfère massivement un canal à un autre, ou que certains départements accordent un intérêt supplémentaire aux communications de la direction gouvernementale plutôt qu’aux amis ou aux responsables de groupe. Tout dépend des données que vous récolterez.

Certaines choses, comme les commentaires anecdotiques, ne peuvent pas être mesurées. Néanmoins, il est essentiel de s’appuyer sur votre appréciation des expériences des employés avec les données. Voici quelques mesures plausibles à considérer :

Partages sociaux
Une mesure que de nombreux professionnels négligent est la quantité de partages sociaux que votre contenu reçoit. Des études montrent que ces employés ont en commun 10 fois autant de connexions sur les réseaux sociaux qu’une marque répandue. Permettre à votre personnel de partager les mises à jour de l’entreprise peut faire plus que les rendre connectés, cela peut vous aider à atteindre vos objectifs commerciaux.

Avec des outils technologiques d’analyse de communication interne comme celui de HootSuite, vous pouvez analyser des partages entiers en utilisant le réseau, le contenu ou le consommateur pour mieux reconnaître la portée standard.

Indicateurs d’engagement des employés
À quelle fréquence le personnel étudie-t-il votre contenu interne ? Commentent-ils, aiment-ils, partagent-ils ou entament-ils un dialogue avec votre contenu ? Mesurer le taux d’engagement global de contenu peut fournir un aperçu de ce que votre personnel utilise le plus.

Le département des ressources humaines dans son ensemble a très souvent aussi des informations supplémentaires sur l’engagement des travailleurs, en fonction de la manière dont ils collectent des statistiques pour leurs programmes personnels. Si vous ne travaillez pas déjà en étroite collaboration, vous gagneriez à le faire. Le personnel RH peut également être en mesure de compléter vos rapports de communication interne avec leurs propres données.

Problèmes de gestion de projet
La transition vers un travail délocalisé et hybride a entraîné d’énormes modifications dans les normes de planification de groupe. La gestion de projet a depuis longtemps dépassé le numérique, qui rationalise la conversation dans certains domaines, mais peut entraîner des limitations dans d’autres.

L’adoption de la technologie à un stade organisationnel a généralement été un défi. Si des employés éloignés ne sont pas tenus au courant de la progression d’une mission, cela peut entraîner une déconnexion et de la frustration. Dans certains cas, cela peut même les pousser à chercher de nouvelles opportunités d’emploi.

Pour maintenir l’engagement du personnel, parlez aux groupes des goulots d’étranglement de l’administration ; du risque, de manière proactive. Il peut également être avantageux d’organiser des échanges où la prise de parole est requise, ce à l’aide d’un appareil ou d’une plate-forme.

4. Segmentez et cartographiez votre audience

Une fois que vous avez une idée de ce qui devrait renforcer votre stratégie de communication interne, il est temps de décider qui cibler. Votre contenu doit généralement viser un public précis, même s’il est interne. Il est essentiel de discerner quels messages et codecs trouveront un écho auprès du personnel unique de votre entreprise.

Une autre fausse impression pourtant répandue est que pour avoir une stratégie de communication interne rentable, vous devez être composé de chaque personne dans tous les messages pour plus de transparence. Cela, en mon sens, n’est tout simplement plus vrai compte tenu des évolutions que l’on connait aujourd’hui. Bien que votre personnel préfère être au courant des informations sur l’entreprise, les submerger avec trop d’éléments peut les inciter à omettre les mises à jour au fur et à mesure qu’elles arrivent.

Une cartographie stratégique de votre méthode de communication peut réduire la surcharge des statistiques. Associez-vous à des dirigeants et à des spécialistes du comptage des difficultés internes pour discuter du type de contenu qui serait fondamental ou bénéfique pour leurs équipes. Plutôt que d’envoyer les mêmes statistiques à n’importe qui (quel que soit le rôle, le domaine ou le service), votre stratégie de communication interne doit se concentrer sur la remise des statistiques applicables aux bonnes personnes, au bon moment.

5. Élaborez un processus d’approbation

Une section clé de la planification de votre système d’échange verbal en interne consiste à développer une procédure d’approbation de votre contenu. Cela empêchera les erreurs inutiles, les commentaires personnels ou les informations accidentelles d’être publiés dans les segments incorrects de votre équipe.

Tout d’abord, vous devez décider à qui ou à quel équipage appartient votre stratégie de communication interne. Si vous n’avez pas de ressource dédiée aux communications intérieures, qui lira, rédigera ou approuvera les messages que vous envoyez ?

Ensuite, vous voulez savoir quelles parties prenantes de chaque branche peuvent apporter des contributions au processus d’approbation du contenu. Dans la plupart des cas, cette obligation incombe aux équipes de publicité et de marketing, et pour une raison exacte. Ce sont les contributeurs de l’équipage qui sont les plus assurés dans leur capacité à apporter la voix de l’entreprise, l’entreprise et l’image ordinaire.

Votre groupe de publicité et de marketing participe à presque toutes les mises à jour et campagnes d’entreprise, ce qui signifie qu’ils peuvent facilement organiser le contenu le plus récent et affecter des collègues à des sources spécifiques à l’industrie qui parlent des tendances applicables. Toutes ces capacités sont impératives lors des principaux efforts de défense des intérêts des employés (Employee Advocacy). Une autre capacité essentielle – et qui vient régulièrement naturellement pour les spécialistes du marketing – consiste à élaborer une messagerie sociale concise mais percutante et applicable à la plate-forme sur laquelle elle est partagée.

6. Identifiez vos outils de communication interne

Certains messages sont agréables et parfaits pour des canaux particuliers. Les modifications de manière interne peuvent être plus adaptées à une mise à jour par e-mail, tandis qu’une annonce rapide peut obtenir une plus grande traction sur une plate-forme de messagerie interne.

Slack est un support de messagerie et de chat interne remarquable qui peut être combiné avec l’équipement que vous utilisez déjà pour une meilleure expérience de travail simplifiée. Que vous partagiez des fichiers internes ou que vous cherchiez à formater des occasions particulières, sauf à démarrer une chaîne de messagerie infinie, Slack peut également être votre référence.

Cela étant dit, les communications internes vont au-delà des mises à jour et des annonces. C’est ainsi que les faits circulent dans une entreprise, que ces statistiques proviennent ou non d’un superviseur de succursale ou d’un chef de projet.

Si vous ne disposez pas d’une infrastructure de savoir-faire technologique dans la région pour vous aider dans vos initiatives de communication interne, il est maintenant temps d’agir. Une étude récente a observé que 77 % des employés éloignés acceptent comme vrai qu’ils sont traités correctement dans des agences dotées des meilleures solutions de savoir-faire technologique. Au contraire, seuls 32% des personnes éloignées estiment être bien traitées dans des organisations aux solutions scientifiques insatisfaisantes.

La science que vous utilisez peut également préserver la clé du développement d’expériences plus équitables pour les employés éloignés et au bureau. Si vous souhaitez aider à maintenir la satisfaction des employés, il serait peut-être opportun de songer à faire l’investissement.

7. Évaluez vos progrès et optimisez vos process

Vos principaux signes avant-coureurs de performance globale ne doivent pas être utilisés simplement pour surveiller les progrès. Apprenez d’eux et optimisez constamment ce que vous faites pour les conséquences possibles sur la qualité. Effectuez des examens trimestriels ou même mensuels de votre approche de communication et intégrez-les dans votre flux de travail.

L’envoi d’enquêtes sur le pouls des mouvements peut vous aider à déterminer ce que le personnel pense du contenu et de la cadence de votre communication. Assurez-vous de poser quelques questions pour une rétroaction ouverte, afin qu’ils aient la possibilité de partager franchement leurs pensées. Certaines questions que vous devriez poser incluent:

Dans quelle mesure pensez-vous que nous parlons en interne ?
Faisons-nous tout ce que nous pouvons pour maintenir notre organisation transparente, imaginative et prémonitoire ?
Quels revers vous empêchent de travailler avec d’autres sur des projets ?
Croyez-vous que nous voudrons peut-être étendre notre conversation à tous les départements ?
Quelles limitations vous empêchent de parler en interne tous les jours ?
Où pouvons-nous améliorer le plus la communication avec les employeurs ?
Alors que vous réévaluez continuellement votre stratégie de communication interne, donnez à vos collaborateurs des éléments tangibles pour comprendre que vous écoutez réellement. Partagez avec eux ce que vous avez découvert et comment vous prévoyez ajuster votre approche pour promouvoir la transparence et la confiance.